Si potrebbe dire che delle tracce nostre ed altrui abbiamo sempre avuto bisogno, per crescere e progredire.

Documentare risponde al bisogno di raccogliere e rendere disponibili elementi di informazione utili per l'esercizio delle attività umane.
Secondo Jean Meirat l'effettiva produzione della documentazione é precedente alla sua nascita ufficiale.

La consapevolezza del ruolo decisivo delle risorse umane e intellettuali e della rielaborazione dell'esperienza per lo sviluppo dei  processi di crescita organizzativa é oggi sempre maggiore.

Il bisogno di trasmettere e valorizzare gli apprendimenti ha portato nel corso del tempo educatori, insegnanti, operatori, a produrre una quantità significativa di materiali che raccontano di progetti, percorsi, sperimentazioni, scoperte e innovazioni. 
Eppure, ancora oggi è importante rimarcare l'utilità di una sistematica raccolta e riorganizzazione delle esperienze.

La documentazione, troppo spesso confinata nella logica del dovere, rischia di essere trascurata proprio quando ne abbiamo appurato le grandi potenzialità per gli individui e i gruppi.
Proviamo dunque a richiamarne alcuni elementi costitutivi, a partire da un percorso formativo avviato con il gruppo di lavoro degli  educatori della Fondazione Gualandi di Bologna. 

Ascoltare le motivazioni di ieri e di oggi
L'ascolto dei professionisti della scuola e dei servizi educativi in generale ci permette di mettere a fuoco alcuni bisogni ricorrenti che danno impulso alla rielaborazione delle esperienze:

- ascoltare ed essere ascoltati, comprendere ed essere compresi
- raccogliere le informazioni sulla storia dei singoli, dei gruppi e dei contesti all’interno dei quali ci si muove
- disporre di elementi per una riflessione critica sul proprio operato
- poter contare su informazioni capaci di generare nuove piste di lavoro,
- dare continuità agli interventi,
- favorire il processo di comunicazione interno-esterno,
- aumentare la visibilità del servizio recuperandone la storia e le evoluzioni.

In un suo contributo al tema  Riccardo Massa sosteneva che "la documentazione istituisce una storia, assegna una consistenza storica al proprio sé, al proprio lavoro, alla propria professionalità di insegnante, al proprio protagonismo di studente, ad una istituzione determinata, ad un gruppo determinato, ad un assetto organizzativo e territoriale” (1)

Avere in mente i destinatari
La documentazione, parte integrante dell'agire educativo, si rivolge a una pluralità di soggetti: ai colleghi, ai responsabili, ai tecnici dei servizi, alle famiglie, a bambini o ragazzi coi quali si condivide un pezzo di strada e di vita.
Come ogni azione comunicativa intenzionale richiede quindi di mettere a fuoco i bisogni dei destinatari.  Il linguaggio, l'organizzazione dei contenuti, il livello di approfondimento, i supporti utilizzati si modificano sensibilmente in funzione dei soggetti che vogliamo raggiungere.

Così se la documentazione per la famiglia diventa “ponte comunicativo” che potenzia la partecipazione e il coinvolgimento, quella per i colleghi diventa occasione per un confronto sui riferimenti teorici e metodologici sottesi alle proposte, esercizio di argomentazione che motiva le scelte compiute.

Attenzione ai processi
Ogni progetto è un balzo in avanti, ma non nel vuoto.
Chiunque si trovi impegnato nell'individuazione di una ipotesi progettuale sa che è necessario analizzare il contesto, leggere i segnali e prefigurare un futuro. Il futuro può riservare anche qualche imprevisto di cui è necessario tenere traccia. La progettazione degli interventi si misura con margini di  prevedibilità ma anche con gli imprevisti, la cui rilettura in molti casi è determinante per potere cogliere i passaggi essenziali del percorso.
Per potere poggiare su basi solide e non cadere nella trappola dell’improvvisazione, il progetto, deve disporre di tutta una serie di elementi conoscitivi che la produzione di materiale documentario mette a disposizione.
Ciò che scaturisce dalle pratiche di osservazione e di raccolta dei materiali che quotidianamente si producono diventa spunto per future progettazioni. Lo spostamento di attenzione dai prodotti finali agli aspetti processuali permette di non disperdere la parte più dinamica dei progetti, legata alle evoluzioni e cambiamenti

Ragionare sulla trasferibilità delle esperienze
Nessuna esperienza è mai interamente replicabile. Ma non è questo lo scopo di chi racconta del proprio lavoro. Gli autori delle documentazioni devono mettere i fruitori dei loro prodotti  nella condizione di disporre di elementi informativi che permettano di fare comparazioni e collegamenti a partire dalla messa a fuoco  delle peculiarità del contesto.

La trasferibilità delle esperienze si costruisce a partire dalla descrizione di alcuni aspetti:
- le caratteristiche del contesto in cui ha luogo l'esperienza,
- i riferimenti teorici sottesi alle scelte educative e didattiche, le premesse da cui si è partiti, 
- le finalità generali e gli obiettivi specifici,
- le fasi di lavoro  e gli ambiti di intervento,
- i passaggi più significativi e le riflessioni che ne scaturiscono,
- gli strumenti e le strategie educative e didattiche,
- i ruoli e i compiti,
- i risultati attesi e quelli conseguiti,
- i cambiamenti prodotti dall'esperienza e le scoperte che ne sono scaturite.

Fare  ricorso a una pluralità di linguaggi e strumenti
Il racconto delle esperienze ha bisogno di una pluralità di voci e di diversi linguaggi. 
La consapevolezza che non tutto si può dire con un solo strumento, la capacità di individuare i destinatari e i contesti di utilizzo dei materiali, spinge i professionisti verso la realizzazione di prodotti confezionati su supporti diversi.
Bambini e ragazzi, famiglie, colleghi sono  pensati come interlocutori attivi nella produzione e nella fruizione dei materiali. Nel frattempo gli esperti di documentazione hanno posto con sempre maggiore insistenza il tema dell'utilità dell'impiego di diversi registri comunicativi per il racconto delle esperienze.

Fruibilità, chiarezza, accuratezza nella ricostruzione del percorso, uso delle nuove tecnologie, sono oggi ritenuti punti di qualità delle documentazioni educative.

L'idea di documentazione intesa come scambio multiplo è diventata più tangibile, ha assunto forme svariate. Il ricorso a narrazioni, video, schede strutturate, strumenti di osservazione, con le loro specificità, ha consentito di fare luce su diversi spaccati delle singole realtà.

Prevedere spazi di formazione e di confronto 
L'azione del documentare è un sapere complesso, nel quale sono chiamate in gioco competenze progettuali, riflessive, comunicative, collaborative  e valutative, in un intreccio di saperi specialistici e trasversali.

Per questo è importante salvaguardare spazi di formazione iniziale ed in servizio che  si sforzino di mettere in comunicazione la ricerca con la pratica, l'ambito locale con quello nazionale e internazionale. Guardarsi intorno, leggere, ascoltare, confrontarsi, individuare le buone pratiche e metterle alla prova in altri contesti.

Le buone prassi di documentazione verso cui tendiamo, anche nell'ambito dell'impegno educativo, non sono modelli ideali da applicare acriticamente in tutti i contesti, sono piuttosto esperienze da interrogare per rintracciare le costanti significative, le caratteristiche operative, i principi attivi che hanno funzionato  rivelandosi positivi ed efficaci.

La lettura trasversale dei materiali prodotti può permettere di rintracciare  nelle esperienze l’elemento che rende peculiare quel determinato percorso educativo, in alcuni casi si tratta di innovazioni didattiche, in altri della creazione di un particolare ambiente di apprendimento, o ancora l’ instaurarsi di relazioni significative, cambiamenti organizzativi, avvio di collaborazioni.

Il presente ci sollecita a sperimentare l'attuale rete di collegamenti, tra singoli ed istituzioni, tra segmenti progettuali diversi.

La documentazione attraversa i servizi, fa guardare avanti e indietro, fa dialogare il prima e il dopo.

Ciò che non va mai dimenticato è che il sapere che si produce dall’interrogazione del senso del proprio agire, non si esaurisce una volta per tutte, fa da ponte verso altre sponde, diventa molla per il cambiamento nel rispetto degli individui e delle loro storie.

(1) R.Massa, La documentazione come strategia pedagogica e come tattica educativa, in A Bergonzoni, M.cervellati, M. Serra, Documentare ..tra memoria e desiderio, CDE Modena, 1998